Theo hướng dẫn của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, cách nhận biết hóa đơn điện tử thông thường căn cứ vào ký hiệu mẫu số hóa, đó là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6.
Dãy số này phản ánh các loại hóa đơn điện tử như: hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; hóa đơn điện tử bán hàng; hóa đơn điện tử bán tài sản công; hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia; hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác, nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự, gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin sau:
Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn, thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
Trước đây, tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC không có quy định về hóa đơn điện tử bán tài sản công; hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP bổ sung quy định về hai loại hóa đơn điện tử này, do đó Thông tư số 78/2021/TT-BTC bổ sung hướng dẫn về ký hiệu mẫu, ký hiệu số đối với hóa đơn điện tử bán tài sản công; hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, theo hướng dẫn của Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn do cục thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự, thể hiện các thông tin về: tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu). Các ký tự này quy định như hiện hành tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Trước đây, tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC không có quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP bổ sung quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in trên cơ sở kế thừa quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Theo: thoibaotaichinhvietnam.vn
